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2018年十月云南自考秘书工作冲刺要点:秘书职能层次结构

2018-10-12 16:07来源:云南自考网 考试必看
  1、简述秘书职能环境的层次结构
  答:秘书职能环境分三个层次,即秘书机构内部环境、秘书所在组织内部环境和秘书所在组织外部环境。
  形成和保持机构内部良好的环境应具备的条件:一要有一位作风正派,知识能力全面,经验丰富,具有良好的指挥和协调能力的秘书部门负责人,二是要有健全的工作制度,三是要建立科学合理的分工配合体系,形成高效的工作流程,四是要形成灵敏的信息综合机制,提高信息综合度,五是要形成和谐的人际关系,不断加强向心力和凝聚力,六是要改善物质环境,具有一定的办公设备,创建办公自动化系统。
  组织内部环境的构成要素:结构要素,动态运行要素,生态发展要素,心态观念方面的要素,物质环境条件。
  2、理解秘书职能环境要素关系的内涵
  答:秘书职能环境要素关系,主要指的是秘书职能活动中与各有关方面的关系;有秘书与本组织领导的关系,这在众多要素关系中是最主要最本质的,对秘书工作起关键性作用的关系;秘书部门与上级领导机关的关系;正确处理与上级领导机关的关系,有利于本级领导与上级领导机关的联系与沟通,有利于发挥秘书工作的职能作用,秘书部门与职能部门的关系,秘书与群众的关系。处理好与群众的关系,必须注重:在指导思想上,要以人民群众的根本利益为依归,在工作行动上,将贴近领导工作与深入群众,联系群众有机地结合起来,在工作作风上,尊重群众,关心群众,反映群众的意愿和要求,甘当群众的小学生。
  3、秘书职能环境对秘书工作有何作用
  答:秘书职能环境对秘书工作的规定性,导向性,促动性,机遇性和风险性。
  4、怎样理解秘书职能环境资源的开发
  答:秘书工作中,适应职能环境特征、满足职能环境需要、顺应职能环境发展,都要以有利于开发职能环境资源,有利于实现组织目标为落脚点;秘书在工作中开发职能环境资源要注意:一要合理开发领导机关及领导人的影响力资源,二要注重开发职能环境中的信息智能资源,三要注重从协调和加强各方面关系中开发职能环境中的能量资源;开发职能环境资源有利于增加职能工作的活力和有效性,对领导工作和组织管理也能起到积极的支持作用。
  秘书要顺利,充分发挥其职能作用,必须适应职能环境各要素并从适应环境特征,在实践中必须注重适应宏观环境特征和发展趋势,适应所在组织的行业环境特征,适应所在组织环境特征,适应秘书机构为综合办公部门的环境特征,适应主辅配合在领导身边综合辅助,跟踪服务,充当参谋助手,办事办文办会,提供信息服务等职能活动的客观业务环境的要求,适应具体工作环境特征;满足职能环境需要:首先要满足领导工作的需要,其次要满足组织日常办公事务的需要,再次,要满足参谋的需要;顺应职能环境发展,一是对长远发展的态势有所准备,二是要关注组织三,五年的发展计划和领导一届任期内的工作计划和任务目标,以便把握一段时期内组织管理和发展的情况,在秘书工作中针对组织阶段性发展计划和领导任期任务目标,提供积极有效的综合辅助,三是要准确把握组织一年内的工作计划安排,以及外部环境发展变化的状况,内外结合,从职能环境一年内变化的节奏和阶段性,安排一年内各阶段的工作重点和适应环境节奏要求,四是要随时关注领导工作的变化和需要,随时了解组织内外的变化与需要,以顺应职能环境的发展;开发职能环境资源着手。
  5、怎样优化秘书职能环境
  答:优化职能环境的立足点,一是必须从客观实际出发,以现实中已经存在的职能环境为立足点,正确地面对职能环境,二是必须立足于本职工作,在本职岗位上积极发挥作用,三是必须立足于现实需要,处理好现实与长远发展的关系;优化职能环境的着力点,主要是优化开发具体工作的环境,其关键是优化与领导主辅配合关系,秘书着力于优化具体工作环境,必须把优化与领导主辅配合关系,优化与部门及群众的关系结合起来,必须优化秘书工作一切相关方面的关系;优化职能环境的主要途径,是在具体的职能工作中,与各有关方面建立、维护和加强相互理解,信任和合作的和谐关系。
  6、秘书职能环境障碍一般有哪些?如何排除这些障碍?
  答:秘书职能环境障碍包含有信任障碍,理解障碍,沟通障碍,利益障碍;对信任障碍的排除:一要排除失误造成的信任障碍,二要排除工作态度方面的信任障碍,三要排除思想动机方面的信任障碍,四要排除误会造成的信任障碍;对理解障碍的排除,秘书要努力使领导、部门和群众理解秘书工作,同时,秘书也要善于理解别人;对沟通障碍的排除:一是错误的功利观造成的虚报信息的障碍,二是管理信息网络结构不健全造成的运作低效状态,三是人际关系隔阂造成的沟通障碍;对利益障碍的排除一是有令不行,有禁不止,二是各行其是,使组织的整体功能和整体利益受损,三是只顾眼前利益,不顾长远利益,四是个人利益膨胀,唯利是图,以权谋私,贪赃枉法,违法乱纪。
  7、简述秘书处理与领导关系的基础
  答:秘书必须精通领导决策的基本知识,秘书必须了解领导战略,秘书必须懂得政策。
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