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云南2018年10月自考《档案管理学》考点资料:编制检索工具的要求和排检方法

2018-09-21 16:10来源:云南自考网
  编制检索工具的要求和排检方法
  一、基本要求
  (一)全--信息存储丰富
  (二)准--检索准确
  (三)快--迅速
  (四)便--检索要方便
  二、应当注意的问题:
  要在重要的档案上下功夫,不要平均使用人力物力。
  1、一般的可著录到案卷级,重要档案则可著录到文件级。
  2、强调检索工具按照一定的方法排列起来以供查找咨询。
  三、排检方法
  (一)分类法:
  以科学的分类为基础,结合档案的内容和特点,运用概念划分的方法,把性质相同的档案线索汇集在一起,分门别类地组成一个检索体系。
  现又称责任者把同一个作者形成的文件线索集中在一起。
  (二)按文号排检法:
  即按照文号的先后顺序进行排列,一般有文号目录、文号对照表。
  (三)按字序排检法
  编制人名、地名之类的检索工具,一般采用部首偏旁、四角号码、笔数、笔形与笔数结合使用这几种方法。
  1、部首偏旁法:采用不多,因为它在排列上有相当难度,很多偏旁难以掌握。
  2、笔数、笔形法:其困难在于繁,简字的问题。
  3、四角号码法:全国的人名、地名卡片采用此法较多。
  4、音序法:按汉语拼音顺序进行排列。多用于以作者、文件名称、地区为编制对象的检索工具。
  (四)按地序排检法
  按照文件形成的地区排列。此法在历史档案和一些专业档案的检索工具中采用较多。如清代的奏折、地质档案、农业档案等。
  (五)主题法
  按主题排检一般是编有主题词的检索工具采用的。
  目前在档案界,比较推崇的是分类法和主题法,两者各有优缺点。
  中国档案分类法
  1987年出版《中国档案分类法》第一版。
  1996年出版第二版。
  《中国档案分类法》由编制说明和中华人民共和国档案分类表、新民主主义档案分类表、民国档案分类表、清代档案分类表组成。
  中华人民共和国档案分类表,由主表和辅助表(综合复分表、世界各国和地区表、中国地区表、中国民族表以及科技档案复分表等)组成。
  主表如:
  CA 323摄影
  3231新闻
  3232人像
  3233建筑
  ……
  又如:
  K财政、金融
  KB金融
  1金融管理
  13利率管理
  1311人民币利率
  13111差别利率
  《中国档案分类法》虽然设有检索方法,但手工翻阅,检索速度不快。可利用计算机容量大、速度快、检索途径多的特点,制作一部电子版的《中国档案分类法》。
  档案著录含义
  是对档案的内容和形式特征进行分析、选择、和记录的过程。赋予其分类标识的过程,称为分类标引。赋予其主题标识的过程,称为主题标引。
  表格式著录格式直观,易于掌握,用计算机著录一般都用表格式。
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