编制检索工具的要求和排检方法
一、基本要求
(一)全--信息存储丰富
(二)准--检索准确
(三)快--迅速
(四)便--检索要方便
二、应当注意的问题:
要在重要的档案上下功夫,不要平均使用人力物力。
1、一般的可著录到案卷级,重要档案则可著录到文件级。
2、强调检索工具按照一定的方法排列起来以供查找咨询。
三、排检方法
(一)分类法:
以科学的分类为基础,结合档案的内容和特点,运用概念划分的方法,把性质相同的档案线索汇集在一起,分门别类地组成一个检索体系。
现又称责任者把同一个作者形成的文件线索集中在一起。
(二)按文号排检法:
即按照文号的先后顺序进行排列,一般有文号目录、文号对照表。
(三)按字序排检法
编制人名、地名之类的检索工具,一般采用部首偏旁、四角号码、笔数、笔形与笔数结合使用这几种方法。
1、部首偏旁法:采用不多,因为它在排列上有相当难度,很多偏旁难以掌握。
2、笔数、笔形法:其困难在于繁,简字的问题。
3、四角号码法:全国的人名、地名卡片采用此法较多。
4、音序法:按汉语拼音顺序进行排列。多用于以作者、文件名称、地区为编制对象的检索工具。
(四)按地序排检法
按照文件形成的地区排列。此法在历史档案和一些专业档案的检索工具中采用较多。如清代的奏折、地质档案、农业档案等。
(五)主题法
按主题排检一般是编有主题词的检索工具采用的。
目前在档案界,比较推崇的是分类法和主题法,两者各有优缺点。
中国档案分类法
1987年出版《中国档案分类法》第一版。
1996年出版第二版。
《中国档案分类法》由编制说明和中华人民共和国档案分类表、新民主主义档案分类表、民国档案分类表、清代档案分类表组成。
中华人民共和国档案分类表,由主表和辅助表(综合复分表、世界各国和地区表、中国地区表、中国民族表以及科技档案复分表等)组成。
主表如:
CA 323摄影
3231新闻
3232人像
3233建筑
……
又如:
K财政、金融
KB金融
1金融管理
13利率管理
1311人民币利率
13111差别利率
《中国档案分类法》虽然设有检索方法,但手工翻阅,检索速度不快。可利用计算机容量大、速度快、检索途径多的特点,制作一部电子版的《中国档案分类法》。
档案著录含义
是对档案的内容和形式特征进行分析、选择、和记录的过程。赋予其分类标识的过程,称为分类标引。赋予其主题标识的过程,称为主题标引。
表格式著录格式直观,易于掌握,用计算机著录一般都用表格式。